La Guía Completa para Contratar un Planificador de Bodas de Destino

No es de extrañar que las bodas de destino requieran más coordinación que las bodas locales. Prestar mucha atención a los detalles es fundamental porque no sólo se planifica un evento desde lejos, sino que también es probable que se realicen múltiples eventos durante el fin de semana de la boda, no sólo la ceremonia y la recepción. La buena noticia es que los organizadores de bodas de destino pueden ayudarte con eso.

‘Estoy obsesionado con los detalles, los detalles logísticos, los detalles de estilo, los detalles más pequeños hasta la colocación de un tenedor’, dice la principal planificadora de bodas Kimiko Hosaki. ‘Las líneas de tiempo y los planos de los asientos son rompecabezas estratégicos para mí que me encanta obsesionarme durante horas hasta que son perfectos, asegurando la experiencia más agradable para todos’.

Kimiko Hosaki, Fundadora y Directora Creativa de Elements by K.H & co. se especializa en bodas en todo el mundo. Ha planeado eventos en Hawai, Canadá, Australia, América Central y Europa.

Contratar a un planificador profesional le ayudará a apoyar y hacer que la ejecución de su visión sea mucho menos estresante. Siga leyendo para saber todo lo que necesita saber sobre la contratación de un planificador para su boda de destino.

Razones para contratar un planificador de bodas de destino

Además de la comodidad de saber que su boda está en manos capaces, los planificadores de bodas de destino proporcionan lo siguiente:

Los organizadores de bodas en el destino alivian el estrés al poder responder a sus preguntas, exponer los hechos y ofrecer una opinión imparcial y profesional. Son una ventaja inestimable si tiene que tomar decisiones difíciles como planes de contingencia para la lluvia, posponer la fecha de su boda o cómo manejar los baches imprevistos en la carretera.

Una planificadora de bodas de primer destino tiene años de experiencia, conexiones y relaciones que han construido a lo largo del tiempo. Pueden manejar cualquier problema que surja con gracia.

Seleccionando a una planificadora que esté familiarizada con su ubicación o que tenga excelentes recursos allí, tendrán la visión que no está disponible para usted simplemente buscando en línea. Además de conocer los mejores proveedores con los que trabajar y sugerir los meses para un clima óptimo, pueden recomendar los lugares ‘fuera del camino’ para visitar y comer.

Costo de un planificador de bodas de destino

El costo variará según los servicios de planificación proporcionados, el lugar de la boda y el número de invitados. Una planificadora de bodas de primera calidad que proporciona diseño de eventos como parte de sus servicios cobra un mínimo del 20% del presupuesto de su boda. A menudo, no incluye la cantidad de mano de obra adicional o los gastos de viaje que pueden ser necesarios para ejecutar el día de la boda o sus otras actividades previas a la boda. Hay cuatro maneras en que los planificadores se ponen precio:

¿Qué hace una planificadora de bodas de destino?

Además de las tareas tradicionales de planificación de la boda, aquí hay una lista de tareas comunes de las que son responsables:

Cómo encontrar un planificador de bodas de destino

¿No está seguro de dónde comenzar su búsqueda? Aquí hay algunos consejos simples y útiles:

Si tiene el ojo puesto en un sitio específico, pregúnteles quiénes son sus planificadores favoritos para trabajar con ellos basándose en su servicio al cliente, gestión de proveedores, organización y profesionalidad.

Encuentra algunas de tus imágenes de boda favoritas y mira a ver quién las diseñó y coordinó. Los fotógrafos de bodas de tu destino en los medios sociales también son una buena fuente porque sus imágenes mostrarán el estilo del planificador.

Lean lo que las parejas han dicho sobre sus planificadores. Querrán sentirse seguros de que pueden conectarse con su planificador y confiar en ellos.

Tenga una conversación abierta con el planificador sobre cuál es la visión para su boda. Muchos pueden organizar una boda de buen aspecto, pero usted también quiere un planificador/equipo que pueda mediar y resolver problemas en el momento. Pregunte cuántas bodas han producido y que le cuente una historia sobre cuando las cosas salieron mal en una boda que planearon. Además, pregunte sobre sus momentos de boda más memorables para saber por qué les gusta lo que hacen.

Querrás saber si tu potencial planificador tiene experiencia en el destino. No tiene que ser en el mismo pueblo, ciudad, o incluso en una isla específica, sino sólo en el área general. Por ejemplo, un planificador de destinos con experiencia en Maui también puede planear en Oahu, o un planificador que ha diseñado en Mallorca puede hacer fácilmente lo mismo en Barcelona.

Cosas adicionales a considerar

Esto incluye el transporte, el alojamiento y las dietas para cubrir el costo de la comida durante su estancia. Su planificador necesitará volar unos días antes de los eventos de la boda para reunirse con el lugar y los vendedores con antelación. Pídale a su planificador que revise estos costos con usted dentro de su propuesta y contrato.

Algunos clientes se sienten más cómodos viajando al lugar de la boda de su destino para recorrer posibles lugares y asistir a degustaciones de menú, pero no es obligatorio. Si el vuelo a su destino no está dentro del presupuesto o su agenda no lo permite, su planificador puede programar un video chat con usted y sus proveedores. Incluso pueden recorrer virtualmente el espacio del lugar con usted.

‘Cuando planifico en un lugar donde no he estado antes, prefiero inspeccionar personalmente el lugar o enviar a uno de los miembros de mi equipo de confianza que han trabajado conmigo durante años y saben lo que busco’, dice Kimiko. ‘He aprendido a lo largo de los años que una boda exitosa requiere ser capaz de entender el lugar, sus retos, y cómo funcionará el día de la boda.’