Hemos trazado la recepción ideal de la boda, garantizada para mantener la fiesta fluyendo
Lelia Scarfiotti ; Diseño floral de Fluida Design
No importa dónde se celebre el banquete de bodas, ya sea en una galería de arte, un club de campo o una tienda de campaña en el césped de tus padres. Decidir cómo colocar la pista de baile, las mesas, el escenario y el/los bar(es) tendrá un gran impacto en el flujo de la velada y es importante asegurarse de organizar el espacio de manera que se utilice y se muestre adecuadamente el lugar. ‘La disposición estratégica es esencial para el éxito y el flujo de su evento’, explica la experta en bodas Layne Povey. ‘Asegurarse de tener suficiente espacio entre las mesas tanto para la comodidad de los invitados como para el servicio es extremadamente importante, pero asegurarse de que aún así se crea un espacio íntimo que no parezca un banquete es cómo su evento cobra vida’.
Layne Povey es una diseñadora y productora de eventos con una década de experiencia en la industria. Es la principal planificadora y diseñadora de The Lynden Lane Co., una compañía de planificación de eventos de servicio completo que dirige con su madre y su hermana.
Deberá tener en cuenta múltiples factores y orquestar la mejor estrategia no sólo para optimizar el espacio del evento, sino también para asegurar que los invitados interactúen entre sí y participen en las festividades. El movimiento, la visibilidad y la accesibilidad son los principales elementos a tener en cuenta. La disposición de los asientos que usted decida debe permitir a los invitados moverse libremente y tener una buena vista (¡y un ángulo fotográfico!) de los principales eventos programados. ‘Incluso con un gran número de invitados, debes asegurarte de que tu evento se sienta como un espacio íntimo para la cena’, añade Povey. ‘Nadie quiere sentirse como si estuviera comiendo en un comedor’. También tenga en cuenta si alguno de sus invitados tiene necesidades adicionales en términos de acceso a ciertos puntos y asegúrese de abordarlas en el plano de planta.
Sabemos lo desalentador que esto puede parecer, así que profundizamos en la situación y, con la ayuda de algunos expertos, descubrimos algunos consejos sobre dónde empezar.
Consejos para el diseño de la recepción
La disposición ideal de la recepción explica que los invitados puedan moverse libremente. Crea suficiente espacio para que el tráfico fluya sin obstáculos a las áreas esenciales como los baños, existen, bares, la pista de baile, o un buffet si hay uno, nadie quiere tener que tejer a través de un laberinto (especialmente después de unas copas). La visibilidad de las principales atracciones como las entradas de los recién casados y de la fiesta nupcial, el primer baile y los brindis también es clave. Estos deben ser visibles para todos. Considere la posibilidad de sentarse en un lugar elevado si es necesario y no olvide la mesa de los niños si es necesario. Además, tened en cuenta vuestras elecciones de decoración. ‘Mantener la continuidad en las decisiones de decoración es muy importante cuando se trabaja con arreglos de mesa únicos’, dice Povey. ‘Si tienes muchas cosas en marcha, los invitados no sabrán dónde parar su ojo para disfrutar de tu diseño y puede sentirse agitado’. El diseño armonioso ayuda a conectar una disposición única’.
Con las dimensiones de la habitación a mano, decide dónde pondrás la pista de baile. Pero, ¿qué tan grande es la pista de baile que necesitas? ‘Normalmente se toma el número de invitados y se divide por la mitad, que suele ser la cantidad de gente que tendrá en la pista de baile en un momento dado’, explica Povey. ‘Tomas ese número y lo multiplicas por 4,5 y eso te dice cuántos metros cuadrados de pista de baile necesitas.’ Continúa mencionando que este es un enfoque muy científico y que es mejor utilizarlo como guía para establecer el tamaño mínimo. ‘Si sabes que tienes muchos bailarines, haz la pista de baile tan grande como puedas’, añade.
‘No pierdas la oportunidad de usar la pista de baile como elemento de diseño’, aconseja Povey. ‘Siempre elegimos un color o patrón personalizado para enfatizar nuestros diseños.’
Un lugar establecido (piensa, el salón de baile de un hotel) a menudo tendrá buenas sugerencias de diseño, pero si trabajas con un lugar que no alberga muchas bodas, puede que tengas que proponer tus propias ideas. Las dos opciones más populares para una sala rectangular son centrar la pista de baile a lo largo, con la pista de baile y el escenario para la banda o el DJ contra una de las paredes largas de la sala (esto suele ser directamente frente a la entrada), o colocar la pista de baile en un extremo de la sala, centrada y apoyada contra una de las paredes cortas de la sala. El factor más importante es asegurarse de que la pista de baile o el escenario no cree un obstáculo para la movilidad de los invitados, ya que se quiere animarles a moverse por el espacio e interactuar entre ellos.
Antes de rellenar el plano de la sala, decidan qué forma y tamaño quieren para sus mesas. ¿Estarán usted y su pareja en una mesa para novios, o se unirán a su fiesta de bodas en una mesa de Long King? De cualquier manera, asegúrense de estar en un lugar céntrico que la mayoría de los invitados puedan ver, y con una gran vista de la banda de música (si deciden tener una). Luego decide si tus invitados estarán en mesas redondas, cuadradas o rectangulares, y determina cuántos invitados caben en cada mesa (lo que te ayudará a calcular el número total de mesas). ‘Cuando elegimos el tamaño de una mesa pensamos en el número de invitados, en el espacio, en la decoración de la mesa que debe caber y en el tipo de servicio de comida’, dice Povey. ‘La experiencia de los invitados es siempre el factor más importante. Siempre queremos que su mesa sea impresionante, pero el nivel de servicio se verá afectado cuando el espacio apropiado para la cristalería, las sillas y los platos no se tiene en cuenta’.
‘Confiar en su equipo creativo o estratégico es esencial’, dice Povey. ‘Si una mesa está pensada para ocho personas, no pienses en ella como la mesa de tu familia e intenta que quepan diez personas. Tu equipo de planificación lo ha visto todo y saben que una mesa mal colocada puede causar problemas’.
Ahora que sabes qué tipo de mesas vas a usar, colócalas. Pónganse en los mejores asientos de la casa, ya sea dando a la mesa principal la mejor vista o poniendo la mesa de los enamorados justo enfrente de la pista de baile de la banda. Los recién casados deben estar siempre colocados de forma que estén de cara a sus invitados. Desde aquí, traten de colocar sus mesas tan simétricamente como sea posible. Las mesas formarán una forma de U alrededor de la pista de baile, estarán centradas a lo largo de una pared larga, o llenarán un extremo del espacio si la pista de baile está en el extremo más alejado. ‘Tenga siempre en cuenta cualquier elemento especial que pueda influir en su espacio, como cabinas de fotos, bares adicionales o servicio de comida’, añade Povey. ‘Cualquier especialidad que pueda necesitar espacio debe ser considerada aún más en un espacio que es limitado.’ Y no olviden la colocación de la tarta de boda si quieren que esté expuesta durante toda la noche.
‘Siempre empezamos con la mesa principal y los miembros de la familia inmediata y luego construimos alrededor de ellos’, explica Povey. ‘Queremos que los recién casados puedan ver perfectamente la pista de baile y a menudo no sentarán a nadie directamente frente a la pareja, de modo que la foto y el vídeo puedan obtener grandes tomas de ellos disfrutando de los discursos. Normalmente intentaremos poner la mesa principal más cerca de la pista de baile y con un amplio espacio alrededor.’ Reservad las mesas más cercanas a vosotros dos para vuestras familias inmediatas, y reservad las mesas más alejadas de la banda para los invitados más mayores. Los asientos menos deseables deben ser guardados para sus amigos, que pasarán más tiempo en la pista de baile que en sus mesas, de todos modos.
Una buena regla general es tener un bar con dos camareros por cada 100 invitados. Así que si esperas 150 personas, deberías tener dos bares y al menos tres camareros para la noche. Sepáralos para evitar la congestión, y trata de mantenerlos alejados de la entrada del espacio para que los invitados caminen hasta la recepción antes de buscar un trago. Para una boda de dos barras, coloque una barra cerca de la pista de baile para mantener la fiesta satisfecha y otra un poco alejada de la pista de baile (y lejos de la entrada del catering).
Si va a celebrar la hora del cóctel en el mismo espacio que la recepción, deje espacio alrededor de las barras para que pueda colocar mesas de cóctel para mezclarse. Considere la posibilidad de colocar algunas mesas de cóctel a lo largo del borde de la pista de baile para que los invitados tengan espacio para extenderse, y luego retírelas una vez que todos estén sentados para la cena o déjelas instaladas para que los invitados puedan dejar sus bebidas cuando su canción favorita salga.
Ideas de diagramas de asientos
‘Nuestro objetivo es hacer que la disposición de los asientos o de las mesas se sienta siempre como una increíble cena’, dice Povey. ‘Incluso podríamos añadir cabinas de estilo restaurante en lugar de sillas o mezclar en los bancos.’ Cuando se trata de la ejecución, crear una base matemática sólida antes de arreglar la disposición para reflejar su gusto y estilo personal. Povey aconseja que todas las mesas deben estar separadas por no menos de un metro y medio, pero señala que un buen metro y medio es a menudo ideal para crear suficiente espacio para los huéspedes y los servidores sin dar demasiado espacio. En cuanto a los asientos, apunten a 24 pulgadas de espacio de comedor por cada invitado. ‘Si el número de invitados es muy pequeño, considere utilizar menos espacio y transformarlo con elementos de decoración para que el espacio se sienta intencionado y lleno’, añade Povey.
La forma circular se presta naturalmente a grupos más pequeños de invitados. ‘Si necesitas usarlos para propósitos de espacio, sugerimos usarlos en el perímetro de la habitación o en el centro’, sugiere Povey. ‘Si el espacio sólo permite las rondas, cambie la decoración de su mesa de la disposición estándar super-alta y única y cree una diferencia visual con algo ligeramente ajustado en altura en cada una de las otras mesas.’ Añade que usar diferentes alturas y la luz de las velas puede añadir más equilibrio. ‘Lo más importante es la proporción, asegurándose de que nada sobrepase el tamaño de la mesa o, en el lado opuesto, parezca que no llena el espacio.’
Mezclar mesas largas y redondas añade interés visual y profundidad mientras maximiza el espacio. Esta disposición funciona mejor si tienes una mesa principal para los recién casados. ‘Sólo asegúrate de que siempre haya continuidad’, añade Povey. ‘No dejes una sola mesa redonda en el centro o a un lado. Si son intencionales con sus elecciones de mesa tendrá un efecto sorprendente en el ambiente.’
Esta configuración es creada por mesas de banquetes dispuestas en forma de U con una mesa central y otras dos colocadas perpendicularmente, corriendo paralelas a la otra. Esto le da a la mesa principal una vista de todos los invitados, pero es más adecuado para listas de invitados más pequeñas ya que varias mesas en forma de U pueden parecer un poco extrañas. ‘Nos encantan las mesas en forma de U, sólo asegúrese de tener en cuenta que perderá uno o dos asientos en las esquinas interiores’, señala Povey. ‘Usen elementos de diseño y su pista de baile para romper el frente de las mesas si no tienen invitados en la parte interna de la forma de U’.
Si la simetría organizada te excita, no busques más: La forma rectangular se presta naturalmente a paralelismos perfectos. También conocidas como mesas de rey o mesas de banquete dependiendo del tamaño, este asiento es perfecto para una recepción familiar. ‘Nuestra mesa ideal es de ocho pies por 48 pulgadas o una ‘mesa de rey’ porque permite un respiro tanto para la decoración como para el servicio de comida’, dice Povey. Si el espacio es una preocupación, estas mesas se pueden organizar de forma óptima en filas y colocadas en ángulo. O pueden colocarse de extremo a extremo para crear una mesa curvada, estilo banquete, que se ajuste a un paisaje ondulado o se curvee alrededor de un punto focal visual. ‘Nos encanta una mesa rectangular, pero asegúrate de no conectar tantas de ellas que el camino para tus invitados o servidores sea de una milla de largo’, aconseja Povey. ‘Rompe algunas de las líneas haciendo algunas mesas estándar de ocho pies mezcladas con mesas de 16 o 24 pies.’ En cuanto a la decoración, Povey sugiere tres arreglos florales y entre seis y ocho velas para una mesa de ocho pies. ‘Esta es sólo una regla estándar, pero el cielo es el límite de las combinaciones que puedes hacer’, añade.
‘Creemos que la plaza está volviendo e incluso los asientos de un bistro donde tienes cuatro personas o menos en una mesa’, dice Povey. ‘Cenar fuera es una parte tan importante de nuestras vidas ahora y vemos a las parejas gravitando hacia ese estilo de evento.’ Para cualquiera que le gusten las líneas limpias, cree que la forma cuadrada o rectangular es probablemente su mejor apuesta. Y no juegues a lo seguro cuando se trata de decidir quién se sienta dónde. ‘No pongas a todos tus bailarines en una sección y a tus invitados tranquilos en otra’, aconseja Povey. ‘Mezcla las mesas, ayuda a crear un evento equilibrado y, a menudo, la tía Sue realmente quiere estar en la pista de baile, ¡aunque pretenda que no es así! Los invitados salientes ayudarán a que los introvertidos se emocionen más al bailar y se diviertan mucho.’
