Cómo navegar por el plazo de confirmación de asistencia y conseguir que la gente responda
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Laura Stolfi/Stocksy
¿Cuánto tiempo deben confirmar los invitados para las bodas? Lo ideal es que la fecha de confirmación de asistencia sea de tres o cuatro semanas antes de la boda. ‘De esta manera, es lo suficientemente cerca para que sus invitados sientan que no pueden posponerlo, pero no es tan cerca como para que hayan hecho otros planes’, explica la organizadora de bodas con sede en Arizona, Chandra Keel, propietaria de Chandra Keel Events.
Incluso con una fecha límite para confirmar la boda, te sorprenderá la cantidad de invitados que la ignoran. La gente semi-flaky sólo se vuelve más rara y la gente que no puede venir asume que es genial no responder en absoluto. Noticia de última hora: definitivamente no es genial. No importa cuánto lo intentes o cuán grande o pequeño sea tu gran día, siempre habrá esos invitados que tienes que perseguir para obtener una respuesta de una manera u otra. Ahora que sabes cuánto tiempo hay que dar a los invitados para que confirmen su asistencia a una boda, aquí tienes algunos consejos sobre cómo conseguir que lo hagan.
Dar a los invitados opciones para confirmar su asistencia.
A todos les gustan las opciones, y siendo realistas, cuantas más formas tengan los invitados de decir sí o no a la boda, mejor para ti, ¿verdad? Mientras que las tarjetas por correo siguen siendo la opción tradicional, no todo el mundo usa el correo como antes, señala la experta en planificación de eventos Sandy Hammer, cofundadora de AllSeated. Enumera un número de teléfono, una dirección de correo electrónico, o los invitados del sitio web de la boda también pueden confirmar su asistencia en sus invitaciones para aumentar su tasa de respuesta, aconseja. ‘Y si decide atenerse estrictamente a las tarjetas de correo, hágalas fáciles de llenar y pre-sellar un sobre con su dirección para cada invitado’.
Elegir la palabra correcta
Según Keel, a menudo los invitados no saben realmente lo que significa RSVP, ni entienden que se necesita una respuesta, incluso si están rechazando la invitación. ‘Usar palabras como, ‘El favor de su respuesta es solicitado por [insertar fecha]’ en lugar de ‘RSVP’ lo deja muy claro’, dice.
Pedir peticiones de canciones
Erica Taylor, cofundadora de Tinsel & Twine, dice que sus clientes han tenido un gran éxito cuando hay un atractivo llamado a la acción o un factor de participación incluido en la tarjeta de respuesta. ‘Por ejemplo, ‘RSVP con una canción que te mantendrá en la pista de baile,’ o ‘RSVP con tu recuerdo favorito de los novios.»
Mantente en contacto
Es una forma segura de aumentar su tasa de respuesta y puede actuar como un recordatorio amistoso para los invitados de que la boda se acerca rápidamente, señala la planificadora de bodas con sede en Florida, Aviva Samuels de Kiss The Planner. ‘Si estás en su radar entre el momento en que envías la fecha de grabación y la hora en que se debe enviar la confirmación, lo más probable es que te respondan rápidamente’.
Expresión de emoción por su (posible) asistencia
Si no basta con estar en contacto, puedes usar una mano más pesada y sacar el tema de la boda.
Aunque no tienes que mencionar la fecha límite para confirmar la boda, puedes mencionar casualmente en la conversación lo mucho que esperas que puedan venir. Se sentirán halagados y les recordará que deben revisar su agenda y darte una respuesta.
No provea un marco de tiempo prolongado de confirmación de asistencia para bodas locales
Nunca extienda el tiempo entre el envío de la invitación y la solicitud del RVSP de la boda más de un mes. ‘Esto pondrá más presión en la gente para que respondan en lugar de posponerlo, lo que a menudo se convierte en no responder en absoluto’, advierte Hammer.
Pero añade tiempo extra para las bodas de destino
Debido a que las bodas de destino requieren la organización de vuelos y alojamiento, hay una línea de tiempo diferente para la reserva. Las confirmaciones de asistencia deben hacerse dos meses antes de la boda, y las invitaciones de boda deben enviarse aproximadamente cuatro meses antes de la boda. Esto dará a los invitados tiempo suficiente para hacer planes de viaje si no lo hicieron cuando recibieron su invitación. En una boda de destino, te alegrarás de tener una fecha límite de confirmación anticipada porque entonces tendrás mucho tiempo para asegurarte de que todos los invitados estén presentes, así como para saber cuándo llegará y saldrá la gente para que puedas planificar los eventos previos y posteriores a la boda en consecuencia.
Hacer que la fecha de confirmación de la boda sea prominente
Puede parecer obvio, pero recuerda incluir una fecha de confirmación. Además, asegúrate de que esté en un tipo de letra extremadamente legible.
