Cómo romper con gracia con los vendedores de su boda (¡si es necesario!)

Cuanto más personal puedas ser, mejor.

Cada día que pasa, más parejas de 2020 se dan cuenta de que sus planes de boda deben cambiar. Debido a la devastadora realidad de la pandemia del coronavirus, las fechas originales de la boda ya no pueden ser consideradas seguras o logísticamente posibles. Pero una vez que las parejas aceptan el hecho de que necesitan cancelar o posponer las festividades de su boda, esta es sólo la primera de muchas decisiones difíciles que deben tomarse.

Afortunadamente, a medida que se seleccionan nuevas fechas, algunas parejas se dan cuenta de que pueden necesitar perder algunos proveedores en el camino. Ya sea que el profesional de bodas original ya no esté disponible, tenga una cuota de cambio que esté fuera de su presupuesto, o haya habido una revisión completa de los planes, estas parejas se enfrentan a una tarea incómoda: romper con su proveedor.

‘COVID-19 ha fastidiado a todo el mundo, tanto a las parejas que se casan como a los proveedores de bodas, así que tenedlo en cuenta cuando abordéis la conversación’, dice la cofundadora de Birdy Grey, Grace Lee. ‘Dicho esto, es el día de tu boda y tienes el 100% del derecho a tener la fiesta de tus sueños que esté dentro de tu presupuesto’.

Después de lo que se siente como meses de ‘salir’ con estos profesionales de la industria y trabajar con ellos hacia el día de tus sueños, puede ser increíblemente desafiante decir que necesitas separarte. Especialmente cuando se trata de contratos y dinero, esta es una charla que muchos desearían no tener que tener. Pero para aliviar el golpe, pedimos a los vendedores de bodas que compartan los mejores pasos a seguir para tener una ruptura limpia.

Plomo con bondad

Es importante no olvidar que ambos querían trabajar juntos si las circunstancias eran diferentes. Y como ambos acordaron inicialmente trabajar juntos, su proveedor probablemente rechazó el negocio para mantener su cita. ‘Apóyenlos y guíenlos con amabilidad’, dice Abby Lee de Sugar Plum & Co. ‘Sabemos lo mucho que esto apesta para ustedes, pero también apesta para nosotros. También nos entusiasmó trabajar con ustedes. Así como ustedes nos eligen a nosotros, nosotros los elegimos a ustedes’.

Haga su debida diligencia

Antes de contactar a cualquier vendedor con su decisión de separarse, revise el contrato. Aunque puedan parecer similares, cada contrato que firmó es único para el proveedor específico y es posible que ya se hayan definido algunas cosas que no son negociables, como los anticipos o las tasas de terminación.

‘Vuelva a leer su contrato. Familiarícese con él. Puedo garantizarle que el vendedor lo es. Esto ayudará a eliminar cualquier posible sorpresa y le ayudará a saber lo que puede hacer para salir de esto si lo necesita’, dice Amanda Arnold de The Shady Sun Tanning Co. ‘Con muchos, la pandemia de COVID-19 no se considera un ‘Acto de Dios’, por lo que los depósitos o anticipos no pueden ser devueltos o devueltos en su totalidad’. Saber qué áreas exactas de su contrato pueden ser preocupantes antes de la llamada ayudará a mantener la conversación en el camino.

Be Clear on the Lingo

Steven Young de STAK Studio recomienda que las parejas sepan la diferencia entre retención y depósito antes de preguntar sobre los reembolsos. ‘Un depósito es un pago por un servicio, y a menudo se devuelve si la mercancía/servicio no se completa’, explica. ‘Típicamente, los anticipos no son reembolsables’.

Aunque algunos vendedores intercambian depósitos y anticipos, Joshua Gabrielson de Wedding Photography and Films está de acuerdo en que si su contrato establece que usted pagó un depósito, debe pedir un reembolso. ‘Muchas veces los sistemas legales le permitirán cobrarlos de vuelta porque los términos no son los mismos. Por definición, un anticipo es una cuota pagada por adelantado que se utiliza para retener bienes o servicios. Un depósito es un pago por bienes o servicios, generalmente devuelto una vez que los bienes o servicios han sido adquiridos’, dice.

Por eso también recomienda pagar siempre tanto los anticipos como los depósitos con una tarjeta de crédito en lugar de una tarjeta de débito para los nuevos proveedores que se incorporen. ‘De esta manera, si necesitas intentar cobrar fondos de un proveedor que no está dispuesto, podrás hacerlo mucho más fácilmente que tratar con un banco a través de un cheque o una tarjeta de débito’, añade.

Do It Over the Phone

Cuanto más personal sea la ruptura, mejor. Julia Wade, propietaria de Julia Wade Photography recomienda hacer una llamada telefónica o un video chat para tener una conversación franca y sincera. ‘Inicialmente los contrataste porque te encanta lo que hacen y se pueden perder muchas cosas en la traducción por correo electrónico cuando tienes estas conversaciones difíciles’, dice. ‘Hacerlo por teléfono humaniza un poco el proceso y puedes separar los buenos sentimientos durante un momento tan difícil’.

Para muchos vendedores, esta llamada en lugar de un texto o un correo electrónico se verá como más respetuosa. Además, ser capaz de escuchar las voces de los demás añade una capa adicional de comprensión. ‘Aunque su vendedor no esté emocionado, se sentirá como una conversación bidireccional’, dice Grace Lee, cofundadora de Birdy Grey. ‘También les da la oportunidad de negociar un mejor precio o una fecha más deseable, si es algo a lo que estás abierto.’

Get Everything in Writing

Si rompes con tu proveedor por Zoom, Facetime, o una llamada tradicional, toma notas. Después de colgar, asegúrate de seguir con un correo electrónico que recapitule los términos de terminación del contrato que discutiste. Así que tienes un registro de la hora. ‘Luego, asegúrate de recibir un anexo final que indique la terminación del contrato y la liberación de toda responsabilidad de ambas partes’, dice Jamie Chang de Passport to Joy. ‘De esta manera no es sólo un acuerdo verbal para separarse, sino uno legal’.

Es igual de importante asegurarse de que todas las partes firmen el apéndice del contrato explica Greg Jenkins de Bravo Productions. ‘Es esencial que tengas un documento que puedas presentar si hay que tomar medidas legales’, dice.

Sea honesto sobre el problema

Al igual que las parejas, los vendedores también están lidiando con una situación completamente nueva y sin precedentes, lo que significa que pueden ser más flexibles dependiendo de su situación. El cliente debe ser franco y honesto, explicando la razón por la que no puede trabajar con ese vendedor. Ya sea porque ya no tienen una boda de destino, las fechas no funcionan, las finanzas, o algo completamente separado, comunicar el asunto principal es clave. ‘En su mayor parte, los vendedores miran a cada cliente y su situación de manera única. Después de tener una conversación honesta, el vendedor será capaz de proporcionar posibles opciones u otros vendedores que recomienden’, dice Brittney Bartling, propietaria de BLB Events.

Si su preocupación es la disponibilidad o el aumento de precio para su nueva cita, no tema decirlo ya que podrían tener una solución que usted ni siquiera sabía que existía. ‘Algunos tienen asociados que pueden traer para tu cita que los harían disponibles o menos costosos’, dice Jenna Culley de Jenna Culley Events. ‘También pueden tener relaciones con otros proveedores de un estilo o precio similar con los que podrían firmar tu contrato.’

Pero si el problema sigue siendo su disponibilidad para la nueva fecha que has elegido, Karen Norian de Simply Eloped aconseja a las parejas que sean transparentes sobre por qué te quedas con ella en lugar de cambiar la fecha para mantener ese proveedor en particular. ‘A menudo, los vendedores entienden que las parejas eligen su fecha basándose en la época del año que mejor se ajusta a los horarios de la pareja y sus familias, o en la disponibilidad que les queda en el lugar’, dice. ‘El simple hecho de hacer saber a su vendedor que usted ha apreciado todo su tiempo y esfuerzo antes del aplazamiento o la cancelación y que recomendará su negocio a cualquier otra persona de su círculo que pueda estar casándose puede contribuir en gran medida a que su vendedor se sienta valorado y respetado’.

Be Up Front About What You Want

Como pareja, deben tener claro lo que buscan antes de hacer la llamada. ¿Es un reembolso completo o un crédito futuro? ¿O esperas que consideren transferir tu contrato a un colega?

‘Si puedes dar los detalles, entonces el vendedor puede decirte si son capaces de cumplir tus expectativas. No esperes que conozcan tus necesidades o deseos’, dice Kim Leatherdale, LPC, ATR-BC, DCC, NCC, una entrenadora y consejera que actualmente trabaja con muchas parejas tratando de navegar los cambios en los planes de boda. ‘No pueden leer su mente, y ninguno de ustedes quiere que se actúe sobre las suposiciones’.

Ser claro sobre sus prioridades primero también ayuda a los vendedores a entender de dónde viene. ‘Esto puede ser muy útil ya que trabajan para considerar todas las posibilidades. Es posible que algunos vendedores puedan proporcionar una flexibilidad adicional a la hora de seleccionar una nueva fecha o cambiar diferentes aspectos del día’, dice Christie Altendorf, planificadora de eventos y directora de marketing de D’Amico Catering.

No tengas miedo de negociar

Algunos vendedores, como los planificadores de bodas, pueden no estar tan dispuestos a emitir un reembolso porque ya han pasado muchas horas planeando su boda y han incurrido en gastos, dice Kubin. Pero eso no significa que no consideren otras opciones si se las pides directamente. ‘Si un proveedor no te da un reembolso completo, intenta hacer un reembolso parcial que tenga en cuenta los gastos y las horas que el proveedor ya ha trabajado para ti’, sugiere.

Establecer un tono sincero con las revisiones

Ya que los vendedores dependen de las críticas para los nuevos negocios, considere la posibilidad de ofrecer durante la ruptura para dejar una crítica positiva en línea. ‘Hacer algo para ayudar al vendedor es muy importante para conseguir que el vendedor te ayude’, dice Marie Kubin, CEO de Rent My Wedding.

Pero si la conversación comienza a agriarse, no te apresures a amenazar con una mala crítica. ‘Aunque parezca que esto debería incitar al vendedor a hacer lo que usted quiere, en realidad es lo contrario’, dice. ‘Dejar una mala crítica garantizará que no obtendrás un reembolso, nunca. ¿Por qué? Las malas críticas dañan el sustento del vendedor, así que no tienen ningún incentivo para dar otro golpe al darte un reembolso. Si no recibes un reembolso después de un par de meses, entonces, por todos los medios, deja una revisión sobre tu experiencia pero no uses una mala revisión como un arma para forzar un reembolso’.

Respetar cualquier contrato

Si el contrato de un vendedor establece que su depósito, retención o cualquier dinero pagado hasta la fecha no es reembolsable, no entre en la conversación esperando ser reembolsado. Weinberg dice que es mejor ni siquiera pedir la devolución de ese dinero porque hay una razón por la que firmaste ese contrato: protege al vendedor y a su negocio. ‘Nadie contempló que esto sucediera, pero si cada vendedor tuviera que devolver todo el dinero pagado a ellos si no pueden actuar en la nueva fecha de la boda, toda esta industria se desmoronaría’, dice. ‘Las parejas deben saber que los vendedores están tratando de hacer lo mejor para equilibrar las necesidades de sus clientes con las suyas propias en este momento. Todos queremos ser justos y no queremos engañar a nadie. Pero también queremos seguir en el negocio cuando todo esto termine.’

Considere la posibilidad de pedir un crédito

El truco es asegurarse de que tanto usted como su proveedor no se pierdan es ser creativos con la reasignación, dice Catherine Bachelier de CB StyleMaker. Para la fotografía, ella recomienda pedir que el depósito vaya hacia las tarjetas de Navidad, futuras tomas de maternidad, o un hito de cumpleaños y la misma táctica puede ser utilizada para otros vendedores.

‘Hable con su ex-florista para crear centros de mesa más pequeños que pueda recoger el día antes de su boda para usarlos en la cena de ensayo o incluso en la hora del cóctel durante la boda’, dice. ‘Si eso no es posible, haz un trato para usar el depósito para centros de mesa florales durante todo el año, como para el Día de Acción de Gracias, Navidad y tu cumpleaños’.

Keep Them in the Loop

No querrás pillar a tu vendedor desprevenido por no tener claro que había un problema lo suficientemente grande como para que tuvieras que llevarte tu negocio a otra parte. Y definitivamente sea directo con ellos sobre su decisión final antes de contratar a un proveedor de reemplazo. ‘No le dé largas al vendedor. No les envíes comunicaciones insípidas’, dice Leah Weinberg de Color Pop Events. ‘Por supuesto, va a ser una conversación incómoda, tal vez incluso triste y emocionalmente pesada. Pero todos nos debemos mutuamente el ser honestos en este momento.’

Como Jennifer DeBarros de Fotografía Jennifer DeBarros ha ayudado a los clientes de COVID-19 a navegar las decisiones finales, ella ha apreciado que cada pareja la ha mantenido al tanto todo el tiempo que han procesado sus opciones. Esta transparencia ayuda en última instancia a prepararlos para la ‘ruptura’, ya que son conscientes de que la nueva logística y las opciones no están funcionando. ‘En lugar de hacer que su proveedor se vea afectado durante la toma de decisiones, estar en comunicación ayuda a evitar el factor sorpresa de la cancelación de sus servicios’, dice. ‘Dejar a tus proveedores en la oscuridad durante tu proceso de pensamiento puede resultar abrupto cuando te separas y dejarlos cuestionándose si podrían haber hecho más’.

Hazlo más pronto que tarde

Muchos vendedores están de acuerdo en que lo mejor que se puede hacer en esta situación es comunicarse inmediatamente. ‘Los vendedores cuentan con ese dinero y esa fecha’, dice Katie Webb de Intertwined Events.

Al mantener la conversación tan pronto como pueda, está mostrando su aprecio por el vendedor y el esfuerzo que ya ha hecho por usted hasta ahora, aunque se sienta incómodo. ‘La pareja sólo necesita arrancar la venda, de la manera más agradable posible, por supuesto, para que ellos, y el vendedor, puedan comenzar el proceso’, dice Ian Black, director de ventas del grupo en el Hotel Brazilian Court.

Mantén tus emociones fuera de esto

Recuerde que está hablando con otro humano y a pesar de lo frustrante de la situación, su vendedor no creó COVID-19. ‘Muchas de las empresas que operan en la industria de los eventos son pequeñas empresas que dependen de todos y cada uno de los clientes para mantener sus puertas abiertas’, dice Altendorf. ‘Es importante recordar que estamos todos juntos en esto’.

Aunque muchos vendedores de bodas están acomodando las peticiones de sus parejas actuales sin cuotas adicionales, no todos los pequeños negocios pueden permitírselo. Sólo porque uno de sus vendedores lo sea y otro no, no lo tome como un reflejo de usted o deje que hiera sus sentimientos. ‘No lo tome como algo personal, cada uno tiene necesidades comerciales diferentes’, dice Risa Weaver-Enion de Risa James Events.

Si la conversación se torna realmente agria, entonces traiga un mediador como un planificador o un coordinador. ‘Hemos manejado muchos aplazamientos ahora y hemos encontrado que quitando la emoción que las parejas obviamente sienten, se puede hacer un compromiso fácilmente’, dice Nina Beer de Occasion Queens. ‘¡Las emociones tienen mucho por lo que responder en este momento pero no siempre son útiles!’

Sea respetuoso

‘Como en cualquier ruptura personal, la amabilidad y el acercamiento a la conversación con respeto mutuo van mucho más allá’, dice Jenkins. ‘Ejerce la misma empatía que querrías si tu novio decidiera romper contigo’.

Pero también tened empatía con lo que está pasando vuestro vendedor: La inesperada angustia de perder a los clientes en los que confían para su estabilidad financiera. ‘Esta pandemia golpeó durante uno de los tiempos más ocupados de la industria de las bodas, uno en el que muchos de nosotros contamos con hacer la mayor parte de nuestros ingresos anuales y ahora se ha ido en un instante’, dice Arnold. ‘Las fechas que estaban abiertas para parejas adicionales ahora están siendo consumidas por parejas desplazadas por COVID-19, dejando a los vendedores con la sensación de perder ingresos dos veces’.

Mantén esto en mente y trata de decepcionarlos con dignidad en lugar de una vaga llamada o un frío correo electrónico de cancelación. ‘Dejen claro que lo que hacen es por el bien de la pareja y no como un castigo hacia el vendedor’, dice Leatherdale. ‘No importa cuán enojado te sientas’.

Sea paciente

Por favor, tenga en cuenta que los profesionales de la boda son en su mayoría pequeñas empresas y cualquier depósito que haya pagado probablemente ya ha sido utilizado para mantener sus negocios (y vidas) a flote. ‘Es muy poco probable que sus fondos estén en una cuenta, listos para ser devueltos en un abrir y cerrar de ojos. Si su vendedor está de acuerdo en devolverle cualquier cantidad, por favor dele un período de gracia para hacerlo’, dice Larissa Banting de Weddings Costa Rica. ‘Si le ofrecen un plan de pago, intente trabajar con ellos. La mayoría de los negocios se enfrentan a un serio desafío de flujo de caja y no tienen la capacidad de reembolsar en este momento’.

Recuerda por qué estás haciendo esto

No importa cómo vaya la ruptura, tómate un momento para poner las cosas en perspectiva. ‘Estar disgustado no te convierte en ningún tipo de ‘zilla’. Te hace humano’, dice Altendorf. ‘Una vez que hayas abrazado todas las emociones, respira profundamente y recuerda por qué estás en esta posición en primer lugar… estás listo para casarte con el amor de tu vida, y aunque este virus puede cambiar el cuándo, no puede tocar el por qué’. Es absolutamente aceptable que su celebración se haga más grande, más pequeña o simplemente completamente diferente basada en este nuevo paisaje, así que entusiasmese con lo que está por venir. ‘Nada de esto es justo o agradable para nadie, pero un hecho permanece: te vas a casar’, añade Altendorf. ‘Cuando estés listo, deja que el dolor y la frustración de este gran cambio se desvanezca y permítete mirar hacia delante para las cosas importantes que te esperan.’